На рынке десятки решений, и почти каждый сервис для управления проектами обещает порядок, прозрачность и рост эффективности. Но на практике один сервис оказывается слишком сложным, другой малофункционален, а третий слишком дорогой.
Поэтому при выборе системы для управления проектами нужно отталкиваться от того, насколько хорошо она подходит под реальные процессы вашей команды.
Поэтому при выборе системы для управления проектами нужно отталкиваться от того, насколько хорошо она подходит под реальные процессы вашей команды.
Когда компании нужен сервис для управления проектами?
Понять это довольно просто. Если в работе регулярно появляются одни и те же проблемы:
В такой ситуации программа для управления проектами нужна не для удобства, а для наведения порядка в бизнес-процессах. Это уже рабочий инструмент, без которого компания теряет время, деньги и управляемость.
- задачи теряются между чатами и почтой;
- сотрудники не до конца понимают, кто за что отвечает;
- сроки сдвигаются без понятной причины;
- руководитель не видит общую картину по проектам;
- обсуждения, правки и файлы разбросаны по разным каналам;
- чтобы разобраться в статусе проекта, нужно отдельно писать нескольким людям.
В такой ситуации программа для управления проектами нужна не для удобства, а для наведения порядка в бизнес-процессах. Это уже рабочий инструмент, без которого компания теряет время, деньги и управляемость.
Главная ошибка — идти смотреть продукты до того, как вы поняли, что именно хотите исправить в работе команды.
Если не определить задачи заранее, любая программа для управления проектами будет оцениваться по размытым критериям: “вроде удобно”, “красивый интерфейс”, “вроде недорого”. Обычно именно после этого компания покупает систему, которую потом все сотрудники игнорируют.
Перед выбором полезно ответить на несколько вопросов:
Чем понятнее ответы, тем выше шанс выбрать сервис для управления проектами, который реально приживется, а не станет программой, в которую никто не хочет заходить.
Если не определить задачи заранее, любая программа для управления проектами будет оцениваться по размытым критериям: “вроде удобно”, “красивый интерфейс”, “вроде недорого”. Обычно именно после этого компания покупает систему, которую потом все сотрудники игнорируют.
Перед выбором полезно ответить на несколько вопросов:
- сколько человек будут работать в системе;
- нужно ли вести только задачи или также документы, комментарии и отчеты;
- будут ли в системе клиенты, подрядчики или фрилансеры;
- важны ли напоминания и автоматизация рутинных действий;
- нужна ли руководителю аналитика по срокам, загрузке и прогрессу;
- сколько времени команда готова потратить на внедрение.
Чем понятнее ответы, тем выше шанс выбрать сервис для управления проектами, который реально приживется, а не станет программой, в которую никто не хочет заходить.
Какие функции должна иметь хорошая программа для управления проектами?
Не каждая программа для управления проектами одинаково полезна. Есть базовые функции, без которых сервис быстро превращается в обычный список задач без реальной пользы.
1) Единое пространство для задач и проектов
Хороший сервис для управления проектами должен собирать в одном месте все, что связано с работой: задачи, сроки, статусы, исполнителей, комментарии, файлы и историю изменений.
Если задачи в одной системе, обсуждение в мессенджере, документы на диске, а сроки в личных сообщениях, проект остается таким же хаотичным.
Если задачи в одной системе, обсуждение в мессенджере, документы на диске, а сроки в личных сообщениях, проект остается таким же хаотичным.
2) Несколько удобных форматов работы
Программа для управления проектами не должна загонять всех в один сценарий. Чем гибче отображение задач, тем проще адаптировать сервис под реальный стиль работы команды.
К примеру, в Upservice можно настроить отображение проектов обычным списком, в kanban или с помощью диаграммы Ганта.
К примеру, в Upservice можно настроить отображение проектов обычным списком, в kanban или с помощью диаграммы Ганта.
3) Комментарии, файлы и история действий
Проекты часто не выполняются вовремя, потому что теряется контекст. Если информация не структурируется, возникает ряд типовых вопросов:
Если сервис для управления проектами не хранит переписку, изменения и документы внутри задачи, сотрудники большую часть своего времени будут тратить на ответы на эти вопросы.
- Кто перенес срок задачи?
- Какое ТЗ было последним?
- Почему задачу вернули на доработку?
- Что обещали клиенту?
Если сервис для управления проектами не хранит переписку, изменения и документы внутри задачи, сотрудники большую часть своего времени будут тратить на ответы на эти вопросы.
4) Напоминания и автоматизация
Хорошая программа для управления проектами должна не просто фиксировать задачи, а помогать им выполняться.
Напоминания о дедлайнах, повторяющиеся задачи, чек-листы, уведомления, автоматические действия по статусам — все это снижает зависимость от человеческого фактора.
Напоминания о дедлайнах, повторяющиеся задачи, чек-листы, уведомления, автоматические действия по статусам — все это снижает зависимость от человеческого фактора.
5) Отчеты и прозрачность для руководителя
Сервис для управления проектами также помогает руководству увидеть реальную картину по проектам в компании:
Если сервис не дает такой прозрачности, он закрывает только часть проблемы.
- какие проекты тормозят;
- кто перегружен;
- где проседают сроки;
- какие задачи зависли без движения;
- сколько работы уже выполнено и что идет не по плану.
Если сервис не дает такой прозрачности, он закрывает только часть проблемы.
6) Доступ для клиентов и подрядчиков
Если в проектах участвуют внешние люди, должна быть возможность легко подключать их к системе управления проектами.
Иначе все снова расползется по каналам: задачи в одной системе, комментарии в Telegram, файлы на почте, срочные правки в телефонном разговоре. В таком случае работа будет крайне неэффективной.
Иначе все снова расползется по каналам: задачи в одной системе, комментарии в Telegram, файлы на почте, срочные правки в телефонном разговоре. В таком случае работа будет крайне неэффективной.
Ошибки при выборе сервиса для управления проектами
Выбрать плохой инструмент проще, чем кажется, если повторять одни и те же типовые ошибки:
Ошибка №1. Выбирать по интерфейсу, а не по процессам
Да, визуально приятный интерфейс — это плюс. Но если сервис для управления проектами не закрывает ваши задачи, красивый дизайн никак не поможет в работе.
Нужно смотреть не только на дизайн, но и на логику работы: удобно ли ставить задачи, легко ли находить нужную информацию, видно ли прогресс, можно ли быстро подключить новых участников.
Нужно смотреть не только на дизайн, но и на логику работы: удобно ли ставить задачи, легко ли находить нужную информацию, видно ли прогресс, можно ли быстро подключить новых участников.
Ошибка №2. Покупать слишком тяжелую систему
Иногда кажется, что лучше сразу взять максимально мощное решение с запасом. В итоге внедрение затягивается, сотрудники устают, а сама программа для управления проектами воспринимается как дополнительная нагрузка.
Если команде нужен удобный контроль задач, сроков, загрузки и коммуникации, не всегда есть смысл тащить в работу громоздкий комбайн. Зачастую лучше выбрать сервис для управления проектами, который можно быстро запустить и начать использовать без отдельного внутреннего культа внедрения.
Кстати, в Upservice можно выбрать разные тарифы с различным функционалом под ваши требования, а не использовать всю систему целиком:
Если команде нужен удобный контроль задач, сроков, загрузки и коммуникации, не всегда есть смысл тащить в работу громоздкий комбайн. Зачастую лучше выбрать сервис для управления проектами, который можно быстро запустить и начать использовать без отдельного внутреннего культа внедрения.
Кстати, в Upservice можно выбрать разные тарифы с различным функционалом под ваши требования, а не использовать всю систему целиком:
Ошибка №3. Не тестировать сервис на реальном процессе
Смотреть демонстрацию полезно, но этого мало.
Любую программу для управления проектами стоит проверять на живом сценарии: взять один реальный процесс и прогнать его от начала до конца. Например:
В сервисе управления проектами Upservice есть пробный период, поэтому вы бесплатно можете протестировать систему на реальном проекте.
Любую программу для управления проектами стоит проверять на живом сценарии: взять один реальный процесс и прогнать его от начала до конца. Например:
- запуск нового проекта;
- согласование макетов;
- постановка задач подрядчику;
- контроль сроков по клиентскому проекту;
- внутренняя работа маркетинга или разработки.
В сервисе управления проектами Upservice есть пробный период, поэтому вы бесплатно можете протестировать систему на реальном проекте.
Ошибка №4. Игнорировать удобство внедрения
Даже самый мощный сервис для управления проектами не принесет пользы, если команда не понимает, как им пользоваться.
Хорошая программа для управления проектами должна быть понятной не только руководителю, но и обычному сотруднику компании.
Хорошая программа для управления проектами должна быть понятной не только руководителю, но и обычному сотруднику компании.
Ошибка №5. Смотреть только на цену
Дешевый тариф не всегда означает выгодный выбор.
Если из-за слабого инструмента сотрудники продолжают вести часть работы в таблицах, забывают сроки, тратят время на ручной контроль и теряют контекст, компания наоборот переплачивает, но не за подписку, а за неэффективность.
Поэтому сервис для управления проектами нужно оценивать не только по цене доступа, но и по тому, сколько хаоса он реально убирает из работы.
Если из-за слабого инструмента сотрудники продолжают вести часть работы в таблицах, забывают сроки, тратят время на ручной контроль и теряют контекст, компания наоборот переплачивает, но не за подписку, а за неэффективность.
Поэтому сервис для управления проектами нужно оценивать не только по цене доступа, но и по тому, сколько хаоса он реально убирает из работы.
Как понять, что программа для управления проектами вам подходит
После тестового запуска команде должно быть проще работать, а не сложнее. Это видно по простым признакам:
Если этого не происходит, значит, выбранная программа для управления проектами не подходит, даже если у нее красивый интерфейс.
- задачи больше не теряются;
- сотрудники понимают свои зоны ответственности;
- сроки и статусы прозрачны и понятны сотрудникам;
- все обсуждение идет внутри задач и проектов;
- файлы не приходится искать по перепискам;
- руководитель видит, что происходит в проектах;
- клиентам и подрядчикам можно дать гостевой доступ;
- команда больше не хочет вернуться обратно в Excel и мессенджеры.
Если этого не происходит, значит, выбранная программа для управления проектами не подходит, даже если у нее красивый интерфейс.
Как выбрать сервис для управления проектами без лишней боли
Если упростить, хороший выбор выглядит так:
И только после этого принимать решение. Потому что лучшая программа для управления проектами — та, которая реально делает работу команды понятнее, легче, быстрее и прозрачнее.
- Сначала определить, какие проблемы должен решить сервис.
- Потом составить список критичных функций.
- Затем протестировать сервис для управления проектами на реальном процессе.
- Проверить, насколько быстро команда может начать работать без долгого внедрения.
- Оценить, видит ли руководитель нужную аналитику и контроль.
И только после этого принимать решение. Потому что лучшая программа для управления проектами — та, которая реально делает работу команды понятнее, легче, быстрее и прозрачнее.
Кроме того, по ГОСТ Р 54869-2011 управление проектом должно обеспечивать эффективное достижение целей проекта, а проектный подход нужен не только для соблюдения и сокращения сроков, а также для повышения эффективности использования ресурсов. Поэтому хороший сервис должен помогать не просто ставить задачи, а держать под контролем сроки, ответственных, статус работ и ключевые договорённости по проекту.
Вывод
Сервис по управлению проектами нужен ради конкретного результата: чтобы задачи не терялись, сроки не уплывали, обсуждение не расползалось по чатам, а руководитель видел реальную картину по проектам.
Хорошая программа для управления проектами не усложняет процессы. Она убирает лишний хаос, помогает команде работать в одном пространстве и дает бизнесу управляемость.
Именно поэтому при выборе стоит смотреть не на обещания универсального решения для всех, а на то, насколько сервис подходит именно вашей команде: по задачам, структуре, темпу работы и уровню зрелости процессов.
Хорошая программа для управления проектами не усложняет процессы. Она убирает лишний хаос, помогает команде работать в одном пространстве и дает бизнесу управляемость.
Именно поэтому при выборе стоит смотреть не на обещания универсального решения для всех, а на то, насколько сервис подходит именно вашей команде: по задачам, структуре, темпу работы и уровню зрелости процессов.
