На самом деле, сроки начинают срываться не в конце проекта, а на этапе подготовки. Пока команда только обсуждает задачи, кажется, что все под контролем: цели, роли и дедлайны. Но если план не зафиксирован в системе, сроки проекта обязательно будут срываться.
Именно поэтому команде нужна не просто переписка в чатах и таблица для галочки, а полноценная программа для планирования проектов, в которой можно заранее задать этапы, задачи, сроки и ответственных. А если команда работает не только с компьютера, важно и удобное приложение для планирования проекта, чтобы все ключевые данные были под рукой.
В Upservice как раз есть удобное мобильное приложение для Android и для iOS.
Именно поэтому команде нужна не просто переписка в чатах и таблица для галочки, а полноценная программа для планирования проектов, в которой можно заранее задать этапы, задачи, сроки и ответственных. А если команда работает не только с компьютера, важно и удобное приложение для планирования проекта, чтобы все ключевые данные были под рукой.
В Upservice как раз есть удобное мобильное приложение для Android и для iOS.
Почему сроки срываются еще до начала работ?
Обычно проблема упирается в несколько типовых ошибок:
1) План нигде не фиксируется
Проект существует только в обсуждениях. У команды нет одной версии реальности: кто-то помнит одно, кто-то другое, а руководитель уверен, что все знают, что делают.
2) Нет разбивки на этапы
Когда проект состоит только из одной общей задачи, невозможно нормально оценить ни сроки, ни загрузку, ни риски. Без декомпозиции команда начинает разбираться уже по ходу работы, а это почти всегда ведет к задержкам.
3) Сроки ставят слишком оптимистично
Дедлайны выбираются без учета согласований, загрузки людей и зависимости задач друг от друга. Это не планирование, а надежда на чудо.
4) Нет конкретных ответственных
Если задача закреплена на всей команде, по факту она не закреплена ни на ком. А значит, ее просто никто не будет выполнять.
5) Информация разбросана по разным каналам
Часть договоренностей в почте, часть в мессенджерах, часть в звонках, часть в голове руководителя. Очевидно, при таком подходе информация будет теряться.
Что должна включать в себя программа для планирования проектов?
Хорошая программа для планирования проектов нужна не для красивых диаграмм, а для простой вещи: превратить идею проекта в понятный рабочий план.
Вот что должно быть в основе:
Вот что должно быть в основе:
1) Структура проекта
Проект должен быть разложен на этапы, задачи и подзадачи. Не одним простым списком, а в нормальной логике выполнения.
2) Сроки и промежуточные точки
Если в системе есть только финальный дедлайн, команда слишком поздно узнает, что что-то пошло не так. Нужны этапные сроки и контрольные точки.
3) Ответственные
У каждой задачи должен быть конкретный исполнитель. Не отдел или группа, а человек, который отвечает за результат.
4) Понимание зависимостей
Если одна задача зависит от другой, это должно быть видно заранее. Иначе любой небольшой сбой начнет тянуть за собой весь проект.
5) Единое пространство для работы
Хорошее приложение для планирования проектов помогает держать рядом саму задачу, комментарии, сроки, изменения статуса и договоренности. Без вечных раскопок по чатам и пересылкам.
Переход от ручного управления к цифровым рабочим инструментам уже давно стал нормой. В исследовании hh.ru, описанных CNews, 83% российских компаний уже используют автоматизацию и цифровые инструменты в рабочих процессах. При этом платформы для управления проектами особенно востребованы в ИТ-сфере (35%) и у топ-менеджеров (18%). Это хорошо подтверждает простую мысль: когда в проекте важны сроки, ответственность и прозрачность, бизнес все чаще выбирает системы, где задачи, этапы и договоренности зафиксированы в одном месте.
Как подготовить проект, чтобы не сорвать сроки?
Есть простая логика, которая помогает не закладывать проблемы заранее.
1) Зафиксируйте конечный результат
Нужно понять, что именно считается завершением проекта. Подготовить материалы, согласовать, настроить, протестировать, передать в работу.
2) Разбейте проект на этапы
После этого проект нужно декомпозировать: подготовка, согласование, выполнение, проверка, запуск, доработки. Именно на этом этапе программа для планирования проектов особенно полезна: она помогает собрать всю структуру в одном месте, а не держать ее в голове.
3) Назначьте ответственных
Каждая задача должна иметь исполнителя. Даже если в ней участвуют несколько человек, один отвечает за ее движение и итог.
4) Проверьте узкие и проблемные места
Нужно заранее посмотреть, где проект может застрять: согласования, подрядчики, доступы, зависимость от других отделов, перегруженные сотрудники. Такие вещи редко всплывают неожиданно. Обычно их просто никто не зафиксировал вовремя.
5) Поставьте реальные сроки
Хороший план учитывает не только желаемую дату, но и реальную загрузку команды. Если человек уже завален задачами, не стоит ему делегировать дополнительные срочные задачи.
6) Держите обсуждение рядом с задачами
Если вся коммуникация по проекту живет отдельно, контроль проекта становится неэффективным. Поэтому приложение для планирования проекта должно давать команде возможность обсуждать работу прямо внутри задач и проектов.
Как понять, что вам нужна программа для управления проектами?
Есть несколько сигналов, после которых пора перестать надеяться, что «разберемся по ходу»:
Если это похоже на вашу ситуацию, дело не в ленивой команде. Обычно проблема в том, что сам проект плохо подготовлен.
- у проекта есть дедлайн, но нет понятных этапов;
- задачи обсуждали, но не собрали в одну систему;
- ответственные названы только устно;
- сроки не опираются на реальную загрузку;
- часть решений лежит в чатах, часть в таблицах, часть вообще нигде;
- руководитель не может быстро понять, на каком этапе проект сейчас находится.
Если это похоже на вашу ситуацию, дело не в ленивой команде. Обычно проблема в том, что сам проект плохо подготовлен.
Что важно при выборе инструмента
Если вы ищете хорошую программу для планирования проектов, смотрите не только на интерфейс или цену. Гораздо важнее, помогает ли система:
И отдельно проверьте, есть ли мобильное приложение. Если приложение для планирования проекта неудобно в повседневной работе, сотрудники все равно начнут уходить в мессенджеры, чаты и заметки.
- разбивать проект на этапы и подзадачи;
- назначать ответственных;
- фиксировать сроки и контрольные точки;
- видеть статус и риски;
- хранить комментарии внутри рабочих процессов;
- быстро подключать команду к работе.
И отдельно проверьте, есть ли мобильное приложение. Если приложение для планирования проекта неудобно в повседневной работе, сотрудники все равно начнут уходить в мессенджеры, чаты и заметки.
Вывод
Чаще всего сроки срываются, потому что проект изначально запустили без структуры, без понятных этапов, без ответственных и без единого инструмента контроля.
Хорошая программа для планирования проектов помогает еще до старта собрать рабочую модель проекта и увидеть слабые места заранее. А удобное приложение для планирования проекта делает эту модель живой частью ежедневной работы, а не документом, который открывают один раз и забывают.
Хорошая программа для планирования проектов помогает еще до старта собрать рабочую модель проекта и увидеть слабые места заранее. А удобное приложение для планирования проекта делает эту модель живой частью ежедневной работы, а не документом, который открывают один раз и забывают.
