Когда в день приходят десятки сообщений от студентов, то даже самая опытная и дружная команда переходит в режим «Все горит», начинается ругань в коллективе. Так было и в онлайн-школе, где работает Ирина Рупенко. Компания обучает взрослых современным профессиям и дополнительным навыкам — от дизайна до программирования.
К моменту регистрации в Upservice у школы было около 25 сотрудников: менеджеры по работе со студентами, преподаватели, методисты и кураторы.
Содержание:
До Upservice: хаос из сообщений и задач
Каждый день начинался одинаково. Менеджеры открывали десятки чатов, чтобы понять, кто из студентов куда писал. Один отправил домашнее задание в Telegram, другой написал жалобу по email, а кто-то задал вопрос в чат на сайте. Ответить всем было непросто, а главное — ничего не фиксировалось.
Мы просто не успевали обрабатывать обращения. Иногда студент писал повторно: «А вы видели мое сообщение?» И мы не понимали, почему и кто его пропустил.
Со временем стало очевидно: без единой системы работа не ладится. Нужен был инструмент, который соберет все обращения в одном месте и поможет распределять их между ответственными.
Решение: Upservice стал единым пространством для школы
В апреле 2025 года команда зарегистрировалась в Upservice. Сначала решили проверить только один сценарий — это сбор обращений от студентов и новых клиентов. Подключили сайт, WhatsApp, Telegram и корпоративную почту.
Сначала искали систему, чтобы собрать в одном месте обращения от студентов. С сайта, Whatsapp, Telegram и почты. Upservice помог наладить коммуникацию и все заявки теперь распределяются по ответственным, ничего не теряется.
Менеджеры больше не бегают между чатами — все обращения попадают в один интерфейс. Студенты получают быстрый ответ, а руководитель видит, кто чем занят и сколько времени уходит на обработку каждого запроса.
Через месяц: в систему присоединились преподаватели и кураторы
После первого месяца стало ясно, что Upservice может больше, чем просто прием заявок. Команда добавила преподавателей и кураторов, завела в систему внутренние документы, расписание занятий и базу знаний с методическими материалами.
Теперь вся работа школы ведется в системе. Преподаватели видят свои занятия и документы, кураторы получают уведомления о новых заявках студентов, а менеджеры могут быстро найти нужную информацию.
Upservice стал центром коммуникации:
— обращения студентов автоматически распределяются по ответственным;
— преподаватели видят расписание и изменения в нем;
— методисты обновляют базу знаний без пересылки файлов;
— руководитель видит отчеты и загрузку команды.
— обращения студентов автоматически распределяются по ответственным;
— преподаватели видят расписание и изменения в нем;
— методисты обновляют базу знаний без пересылки файлов;
— руководитель видит отчеты и загрузку команды.
Результат: прозрачные процессы и спокойная команда
Через полгода работы в системе школа забыла, что такое потерянные обращения или несогласованное расписание. Все процессы: от поступления заявки до проведения занятия теперь проходят в одном месте.
Никто не ищет «тот самый документ» в переписке, не пересылает материалы между чатами, не теряет запросы от студентов. Ирина отмечает, что внедрение не потребовало долгой настройки
Никто не ищет «тот самый документ» в переписке, не пересылает материалы между чатами, не теряет запросы от студентов. Ирина отмечает, что внедрение не потребовало долгой настройки
Upservice интуитивно понятный. Мы постепенно привыкали. Сначала обращения, потом расписание и база знаний. Все работает стабильно, а команда наконец перестала тратить время на разборки, кто прав/виноват.
Хотите такой же результат?
Если вы руководите школой, образовательным центром или онлайн-проектом, то попробуйте Upservice.
Подключите мессенджеры, настройте расписание и дайте преподавателям единое пространство для работы. Так же, как команда Ирины, вы сможете увидеть все процессы в одном окне и освободить время для главного — это обучение и развитие студентов.
Попробовать бесплатно 💚
Подключите мессенджеры, настройте расписание и дайте преподавателям единое пространство для работы. Так же, как команда Ирины, вы сможете увидеть все процессы в одном окне и освободить время для главного — это обучение и развитие студентов.
Попробовать бесплатно 💚
