Электронный документооборот (ЭДО) для Вашей компании

Организуйте электронный документооборот при помощи внедрения системы Upservice. Упростите рутинную работу с документацией: уменьшите время на ее согласование, ожидание и возврат. За считанные секунды находите нужные документы - в системе работает мгновенный поиск.

Попробовать бесплатно

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность процессов с документами, представленными в электронном виде. Во время процедуры не используют бумажные носители, что экономит пространство в офисе и упрощает взаимодействие с контрагентами. Данные между компаниями передают с использованием систем электронного документооборота (СЭД). Они представляют собой совокупность программ, позволяющих создавать, редактировать, распространять файлы в компьютерных сетях. На уровне компании над документами сохраняется контроль. К современным системам документооборота предъявляют следующие требования:

совместимость с оборудованием, которое использует большинство организаций
наличие интуитивно понятного интерфейса
широкий перечень возможностей для администрирования

Мы организуем электронный документооборот в вашей организации, внедрив современную СЭД, которая позволит моментально обмениваться файлами с контрагентами. Информация максимально защищена. Файлы хранятся внутри системы, что позволяет предотвратить:

потерю данных
случайное удаление
доступ к информации

Вы получите возможность редактировать и согласовывать документацию с коллегами в режиме онлайн. Это упростит внесение корректировок. Для работы с документами не нужна электронная цифровая подпись, поскольку сделки проводятся по публичному договору.

Зачем подключать ЭДО?

Оптимизация бизнес-процессов

Использование ЭДО способствует оптимизации бизнес-процессов в компании. Внедрив систему, вы сократите время на подготовку, обработку и доставку документации. В среднем передача файлов через СЭД занимает 3-6 секунд. В результате удастся экономить время сотрудников и использовать его для решения других задач. Электронные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные аналоги. Добиться этого удаётся благодаря организации функционирования системы электронного документооборота с учетом норм действующего законодательства.

Упрощение взаимодействия с контролирующими органами

С помощью перехода на СЭД удаётся упростить взаимодействие с контролирующими органами. Они самостоятельно поощряют использование электронной формы документации, поскольку файлы удобнее хранить и искать. Их можно найти по дате отправки, номеру документа.

Ускорение документооборота

Ускорение документооборота способствует снижению дебиторской задолженности, поскольку так удаётся получать платежи быстрее, а клиент в любом регионе раньше увидит счета на оплату и внесет денежные средства, минимизируют кассовый разрыв. Благодаря внедрению системы электронного оборота удаётся снизить вероятность потери документации, получить возможность для быстрого корректирования ошибок и повысить лояльность клиентов, что оказывает положительное влияние на функционирование организаций, работающих в сфере с высокой конкуренцией.

Подключить ЭДО

Задачи системы

Система ЭДО — выгодное решение для компаний, работающих в сфере малого или среднего бизнеса. Организовав электронный документооборот с нашей помощью, вы получите инструментарий для распределения входящих документов.

Сокращение бумажного документооборота

Использование СЭД сокращает бумажный документооборот. В результате можно сэкономить время. Документы не нужно печатать, передавать на согласование и подпись разным руководителям. Дополнительно уменьшается количество входящей и исходящей корреспонденции. Если для стандартного документообмена требовалось передать бумагу в другой филиал или регион, процесс занимал до 2 недель. При использовании ЭДО документы будут получены за 1-5 минут. Контрагент сможет сразу ознакомиться с ними и дать обратную связь, утвердив предложение или внеся коррективы.

Вы можете отслеживать статус файла в режиме онлайн. У вас появится возможность удостовериться, что электронный документ дошел до контрагента. Так можно быстрее закрывать сделки.

Сокращаются финансовые и временные затраты. Если ведется работа с бумажной документацией, компания тратит деньги на печать, оплату деятельности сотрудников, задействованных в процессе согласования, курьеров. Когда внедрена ЭДО, расходы на доставку, хранение и печать сокращаются до 80%.

Хранение документов

Внедрение СЭД позволяет решить задачу по оптимизации процесса хранения и поиска документов. Вся информация находится внутри системы. Чтобы найти документ, достаточно сделать соответствующий запрос. В результате удаётся избавиться от стандартных бумажных хранилищ, сэкономив место. Документы, внесенные в систему, не могут быть утеряны. Даже случайно удаленные файлы можно восстановить.

Мы уделили особое внимание безопасности. Документы, хранящиеся в системе, защищены от заражения вирусами, копирования и удаления недобросовестными сотрудниками. Систему крайне проблематично взломать. Поэтому вероятность хищения данных минимальна.

Согласование документов

Внедрив систему, вы решите задачу по упрощению процесса согласования документов. Высокая скорость передачи данных позволит контрагенту быстро получить информацию. Он сможет ознакомиться с ней, а затем примет электронный документ в предложенном виде или внесет в него изменения. Система позволяет отслеживать хронологию корректив и понять, какие данные были исправлены. Каждому документу присваивают собственный статус, что позволяет отслеживать поступление файлов на согласование. Редактуре подлежат только внутренние документы. Когда речь идёт о внешней корреспонденции, комментарии вносят в лист согласования.

Присутствует возможность совместной работы с документацией. Роли пользователей и разрешения в рамках системы устанавливает администратор. В результате можно указать перечень сотрудников, которые будут иметь доступ к файлам.

Внедрить электронный документооборот

Постановка задач, контроль исполнения

Внедрение электронного документооборота упрощает процесс постановки задач и контроль за их исполнением. Для этого разработан простой функционал. Каждый участник процесса видит задачи, адресованные ему. Специалист может в рамках этих задач выполнять предопределенные системой действия.

Сохраняется возможность контроля. Если у пользователя присутствуют специальные права, он может изменять задачи других участников системы, наблюдать за их действиями, контролировать состояние по бизнес-процессам. Это позволит оперативно управлять документооборотом, быстро устранять ошибки. Так, если грамотно настроить систему, у руководителей появится полный доступ к задачам подчинённых.

Вы получите инструментарий для деактивации бизнес-процессов, запущенных по ошибке или утративших актуальность. Он прост и интуитивно понятен. Наши сотрудники объяснят, как использовать СЭД и управлять ей.

Защита данных

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить проблему защиты данных. В рамках СЭД мы использовали методы и средства, снижающие уязвимость системы и препятствующие хищению данных. Для этого организованы уровни доступа. Они отличаются доступными возможностями. Больше всего полномочий у руководителя. Он контролирует работу других участников СЭД, управляет процессами. Пользователи получают право выполнять операции в рамках доступных полномочий. Их меньше, чем у руководителя. Перечень доступных действий в рамках СЭД подлежит настройке.

Все данные хранятся внутри системы. Хищение защищенной информации извне невозможно. Сотрудники, не имеющие полномочий для работы с тем или иным файлом, не смогут ознакомиться с ним или выполнить скачивание.

Разграничить полномочия может руководитель организации или иное лицо, имеющее подобное право.

Передача данных происходит по зашифрованному каналу. Это исключает перехват или подмену сведений.

Как перейти на ЭДО?

Чтобы внедрить электронный документооборот, зарегистрируйтесь в Upservice. Система интуитивно понятна, дополнительно каждый шаг имеет видео-подсказку. При необходимости можно воспользоваться технической поддержкой. После этого предстоит:

Разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

Назначить ответственных за ЭДО

Организовать архив

Скорректировать учетную политику, правила создания, получения и хранения электронных документов

Мы предоставляем простое внедрение и настройку системы ЭДО с учетом особенностей работы вашей организации. В результате вы получите возможность обмениваться электронными документами и быстрее взаимодействовать с контрагентами. Начав использовать ЭДО, вы заметите, что выполнение рабочих процессов занимает меньше времени. Скорость согласования и утверждения документации повысится. Начните сотрудничество с нами и без проблем внедрите СЭД в деятельность вашей организации.

Зарегистрироваться