Как не терять заявки, если вы занимаетесь клининговыми услугами?
Сфера клининговых услуг имеет свои особенности. Из-за несовершенства системы обработки заявок можно потерять заказчиков. Одно дело качественно выполнять уборку помещений, другое организовать стабильную обратную связь с ними. На помощь придет наша система Upservice приема заявок. Прогрессивные системы Help Desk и Service Desk обеспечат своевременный прием обращений и довольных клиентов.
Проблемы обработки заявок для бизнеса в сфере клининга
Бизнес по уборке помещений связан с определенными трудностями в сфере обработки заказов клининга. Высокий спрос на такие услуги, особенно в крупных торговых объектах, создает хаотичный поток запросов через десятки каналов:
- телефонные звонки;
- WhatsApp;
- сайт;
- электронную почту;
- соцсети.
Например, менеджер одновременно получает заявку на генеральную уборку квартиры через Instagram, срочный вызов на офисное помещение по телефону и запрос на регулярное обслуживание через онлайн-форму. В таких условиях прием заявок в клининге превращается в рутину, которая чревата критическими ошибками:
- Неточности в расписании. Бригада отправляется по одному адресу, в то время как клиент ждет в другом месте из-за опечатки в ручном вводе данных.
- Утрата срочных заказов. Запросы в мессенджерах теряются в общем чате, а звонки не фиксируются в единой системе.
- Возмущения заказчиков. Клиент не знает, когда приедет бригада, какие материалы будут использованы, сколько времени займет уборка.
- Перегрузка работников службы поддержки. Менеджеры тратят 60% рабочего дня на рутинные задачи, например, перезвон для уточнения деталей, исправление ошибок в адресах, повторное согласование времени.
Как показывает практика, без автоматизации компания теряет до 20% прибыли из-за накладок в процессе обработки заявок.
Описание функций Help Desk и Service Desk
Сервисы автоматизации и обработки заявок Help Desk и Service Desk предоставляют следующие функции:
- Уведомления клиентов. SMS о выезде бригады, email с чеком, push-сообщения в мобильное приложение.
- Мгновенное создание тикетов с категориями: «Срочная уборка», «Регулярное обслуживание», «Химчистка».
- Help Desk обеспечивает автоматизацию приема заявок через все каналы связи (омниканальный сервис), включая интеграцию с Call-центром и чат-ботами.
- Выделение приоритетных задач. Система помечает заказы, требующие реакции в течение 30 минут (например, аварийная прочистка канализации).
Service Desk – внутренняя система для управления ресурсами компании. В клининге она выполняет функции:
- Контролирует загрузку бригад. Распределение сотрудников с учетом их локации и навыков (например, только бригада с оборудованием для химчистки может принимать такие заказы).
- Управление закупками. Автоматический прием заявок на расходники (моющие средства, перчатки) при достижении минимального остатка.
- Аналитика простоев. Определяет недочеты в логистике (например, бригада теряет 1,5 часа в день из-за неоптимальных маршрутов).
Внедрение Help Desk решает проблемы клиентов, а внедрение Service Desk оптимизирует внутренние процессы. Например, при интеграции обеих систем заявка на уборку торгового центра автоматически проверяется на соответствие возможностям компании (достаточно ли сотрудников, есть ли нужное оборудование), после чего клиент мгновенно получает подтверждение.
Описание инструментов Upservice, полезных для сферы клининга
Платформа Upservice предлагает специализированные решения, адаптированные под ПО для клининга. Вот главные инструменты:
Тикет-система с геотаргетингом
Автоматический прием заявок с привязкой к карте. При получении запроса система определяет ближайшую свободную бригаду и мгновенно направляет ей задание. Динамическое планирование. Если бригада задерживается в пробке, Upservice переназначает заказ другой команде, уведомляя клиента об изменении графика.
Шаблоны задач для разных типов уборки
Предустановленные чек-листы. Для «генеральной уборки» система автоматически включает пункты «мытье окон», «чистка ковров», а для «послеремонтной» - «удаление строительной пыли», «полировка поверхностей». Интеграция с IoT: датчики на оборудовании (например, пылесосах) фиксируют время начала и окончания уборки, что исключает конфликты с клиентами.
Мобильное приложение для сотрудников
Бригады видят задания в режиме реального времени, отмечают выполнение этапов, загружают фотоотчеты. С помощью GPS-трекинга менеджер отслеживает перемещение сотрудников, оптимизируя маршруты.
Омниканальный сервис для клиентов
Создается единый профиль клиента. История приема заказов в клиниге, предпочтения (например, не использовать хлорку), статус текущей уборки. Чат-боты обрабатывают 80% типовых запросов: перенос времени, уточнение тарифов, прием оплаты.
Аналитика в реальном времени
Создаются дашборды с KPI, которые рассчитывают среднее время выполнения заказа, рейтинг бригад, динамика отмен. Выполняется прогнозирование спроса через алгоритмы, которые анализируют сезонность (например, всплеск запросов на химчистку весной) и предлагают увеличить число сотрудников. По статистике эти инструменты сокращают время обработки заказов клининг на 40%.
Решение проблем с заявками с помощью Upservice
Рассмотрим, как платформа устраняет типичные боли клинингового бизнеса:
- Утеря заявок в чате и почте. Решение заключается в автоматизация клининговых услуг через омниканальный сервис Upservice. Все запросы, поступающие их разных каналов, попадают в единую базу. Система приема заявок в клининге присваивает уникальный номер тикета и уведомляет менеджера.
- Задержка приезда на объект бригады из-за ошибки в указании адреса. Устраняется проблема интеграцией 2GIS и Яндекс.Карты. При приеме заявок клиент указывает адрес через интеллектуальный поиск, а система автоматически проверяет его корректность.
- Нет точной информации о местонахождении бригады. Решается проблема добавлением данных в личный кабинет заказчиков – ФИО менеджера, численность и фото челнов бригады, отсчет времени и отчет с фотографиями.
- Ручной отчет, требующий больше времени. Тикет-системы Upservice выполняют автоматический прием заявок и формируют акты выполненных работ, счета и налоговые документы, синхронизируя данные с 1С.
Почему необходимо внедрить именно Upservice?
Сервис Upservice с автоматизацией клининговых услуг предлагает клиентам много плюсов:
- Предлагает готовые шаблоны для ниши. Например, чек-листы, тарифные сетки, интеграция с оборудованием.
- Предоставляет возможность выполнения расчета нестандартных сценариев. Например, расчет стоимости уборки с учетом наличия домашних животных (доплата за удаление шерсти).
- Обеспечивает гибкость настроек. Можно создать собственные типы заявок, например, «Дезинфекция», «Уборка после потопа», «Чистка бассейнов».
Рентабельность подключения сервиса выражается в повышении прибыли на 29% за счет оптимизации логистики. Быстром внедрении Help Desk, для чего потребуется 7-12 минут без корректировки кода ПО для клининга. Кроме того, обеспечивается поддержка клиентов на высоком уровне через предоставление для них фотоотчетов, и защите платежных реквизитов с персональными данными клиентов.
Заключение
Автоматизация клининговых услуг через Upservice – это стратегическое решение для роста бизнеса. Платформа заменяет хаотичный прием заявок в клининге структурированным процессом, где каждый этап, от запроса клиента до подписания акта, контролируется алгоритмами. Внедрение Help Desk и Service Desk сокращает издержки, повышает лояльность клиентов и освобождает дополнительное время менеджеров для решения стратегических задач.
