В этом кейсе говорим об истории компании, которая с декабря 2024 года использует Upservice для организации работы техслужбы, подрядчиков и выездных бригад на мероприятиях. Заместитель директора Дмитрий Бедров рассказывает, как система помогла объединить все задачи, выезды и отчетность в одном месте и при этом не потерять гибкость, которая так важна в event-индустрии.
Содержание:
О компании и с какими трудностями столкнулись
Компания Дмитрия занимается техническим обеспечением мероприятий: сценой, звуком, светом, экранами и инженерными системами для корпоративных и концертных площадок. Каждое событие — это отдельный проект со своими сроками, подрядчиками и десятками мелких задач.
До Upservice все держали в чатах и таблицах. Писали в Telegram, на почту, подрядчики присылали отчеты от руки, а исполнители отмечали задачи где-то у себя. Был отдельный групповой чат в WhatsApp. Как результат — потерянные комментарии, дубли, непонятно, кто за что отвечает.
Особенно сложно было, когда несколько мероприятий шли параллельно. Монтажники, звукорежиссеры, координаторы — каждый на своем объекте, но общие дедлайны. Пока искали нужный файл или согласовывали схему, уже приходил следующий проект.
Как Upservice помог навести порядок в проектах
После тестового периода команда перешла на Upservice полностью. Теперь у каждого мероприятия есть отдельный проект, а все задачи разбиты по этапам: монтаж, проверка, отладка, демонтаж. Исполнители получают уведомления, а руководители видят статус по каждому направлению.
Мне важно было видеть картину целиком: что сделано, кто работает сейчас, где может быть срыв. Сейчас все в одной системе и не нужно спрашивать, кто выполнил или выехал. Просто открываю проект и вижу прогресс.
Система позволяет добавлять файлы и схемы площадок прямо в задачи — без пересылок в мессенджеры.
Технические паспорта, схемы подключения и инструкции хранятся в справочниках, поэтому даже если кто-то из команды на выезде — все всегда под рукой.
Технические паспорта, схемы подключения и инструкции хранятся в справочниках, поэтому даже если кто-то из команды на выезде — все всегда под рукой.
Подрядчики и гостевой доступ — без хаоса и лишних чатов
У компании нередко работает до 10 внешних подрядчиков: свет, видео, аренда сцены, транспорт. Раньше каждому нужно было вручную пересылать файлы и писать статусы. Теперь в Upservice для них настроен гостевой доступ и подрядчики видят только свои задачи и могут прикладывать отчеты и фото/видео.
Это одна из самых полезных функций для нашей сферы. Подрядчики подключаются по ссылке, не нужно создавать им аккаунты. Они видят, что от них ждут и отмечают готовность. Мы все контролируем, но при этом не мешаем им работать.
Так компания избавилась от десятков групповых чатов и вечного пинга исполнителей. Теперь все сообщения и файлы по конкретному мероприятию хранятся в одно проекте.
Результаты через 4 месяца
— Все проекты и заявки теперь в одном интерфейсе;
— Задачи не теряются, видно исполнителей и сроки;
— Подрядчики работают через гостевой доступ без регистрации;
— Файлы площадок и схемы хранятся в справочниках;
— Диспетчеры видят выезды и статусы на карте;
— Команда экономит до 3 часов в день на коммуникации.
— Задачи не теряются, видно исполнителей и сроки;
— Подрядчики работают через гостевой доступ без регистрации;
— Файлы площадок и схемы хранятся в справочниках;
— Диспетчеры видят выезды и статусы на карте;
— Команда экономит до 3 часов в день на коммуникации.
Upservice стал центром нашей работы.
Если вы работаете в сфере технической поддержки мероприятий, аренды оборудования или event-менеджмента, попробуйте Upservice. Создавайте проекты, подключайте подрядчиков по гостевому доступу и храните все файлы в одном месте. Так же, как команда Дмитрия Бедрова, вы сможете работать быстрее, прозрачнее и без потерь.
💚 Попробовать бесплатно
💚 Попробовать бесплатно
