Когда заявки приходят из мессенджеров, по звонку или email, то порядок держать непросто. Именно с этой задачей столкнулась компания Валерия Брунина, занимающаяся вывозом мусора и вторсырья.
С марта 2024 года они используют Upservice и теперь все заявки, маршруты и документы под контролем.
С марта 2024 года они используют Upservice и теперь все заявки, маршруты и документы под контролем.
Содержание
О компании и с какими трудностями столкнулись
Компания Валерия Брунина работает в сфере вывоза мусора и вторсырья для бизнеса. Среди клиентов — торговые центры, офисные здания, кафе и производственные предприятия. Каждый день сотрудники совершают десятки выездов: забирают отходы, проверяют контейнерные площадки и передают документы клиентам.
Основная проблема — это хаос в заявках. Менеджеры принимали заказы по телефону, на почту, в мессенджеры. Заявки терялись, адреса дублировались, а водители звонили по сто раз, чтобы уточнить маршрут.
Отчетность тоже отнимала кучу времени. Каждый день нужно было проверять, где был водитель, сделал ли фото площадки, доставил ли документы. Добавьте сюда потерянные накладные, устные договоренности и срочные выезды и получится классическая головная боль любой сервисной компании.
Как Upservice помог наладить процессы
Весной 2024 года компания подключила Upservice. Сначала только для обработки заявок, но позже стали использовать все инструменты.
Сейчас все обращения от клиентов попадают в одну систему. Новое обращение сразу назначается исполнителю, а клиент получает уведомление, что заявка принята в работу.
В компании настроили прием заявок из почты, сайта и мессенджеров, чтобы ничего не терялось. Менеджеры видят, кто взял задачу, а если водитель задерживается, то система показывает статус прямо в интерфейсе.
Выезды, отчеты и контроль на карте
Сейчас у Валерия все видно на карте: где находится каждая заявка и каждый водитель. Если клиент звонит с вопросом, то достаточно открыть карту и сразу ответить: кто уже на выезде, кто завершил задачу, а кто поедет следующим. Конечно, Валерий приучает клиентов смотреть онлайн и по факту самих, на каком этапе сейчас заявка.
Карта — это спасение. Раньше звонили каждому водителю, теперь все видно в системе. Я могу в реальном времени понимать, кто где находится.
Использование мобильного приложения
Водители используют мобильное приложение Upservice, и через него они прикрепляют фото и видео с объекта, ставят отметки о вывозе и оставляют комментарии. После этого в системе формируется отчет по каждому выезду, т.е. без лишних бумаг и переписок.
Файлы и документы всегда под рукой
В Upservice компания также использует справочники для хранения файлов: договоров, актов, лицензий и паспортов объектов. Теперь каждый сотрудник знает, где найти нужный документ, не нужно искать в чатах или носить с собой флешки.
Мы сделали отдельный справочник по клиентам и объектам. Храним договоры, акты, инструкции по сортировке отходов. Все подписано, настроили доступы. Если нужно поделиться документом с клиентом или подрядчиком, то могу выдать гостевой доступ.
Такая система стала особенно полезной при проверках и отчетности, потому что все данные аккуратно хранятся в одном месте.
Результаты и впечатления Валерия
Через несколько месяцев работы в Upservice компания полностью привыкла к системе. Теперь:
— все заявки автоматически попадают в систему;
— водители и менеджеры работают синхронно;
— клиенты получают уведомления о статусах;
— видно геолокацию сотрудников и задач;
— отчеты формируются мгновенно;
— все документы хранятся в справочниках и доступны при необходимости.
— все заявки автоматически попадают в систему;
— водители и менеджеры работают синхронно;
— клиенты получают уведомления о статусах;
— видно геолокацию сотрудников и задач;
— отчеты формируются мгновенно;
— все документы хранятся в справочниках и доступны при необходимости.
Upservice помог нам собрать все воедино. Теперь у нас полноценная система, где все под контролем. Рекомендую всем, у кого есть выезды и клиенты, которым важна скорость и порядок.
Если вы работаете в сфере вывоза мусора, вторсырья или других выездных услуг, попробуйте Upservice.
Организуйте работу в одной системе — с картой сотрудников, отчетами и файлами компании.
Так же, как у Валерия Брунина, ваши клиенты будут довольны скоростью и прозрачностью.
👉 Попробовать бесплатно
Организуйте работу в одной системе — с картой сотрудников, отчетами и файлами компании.
Так же, как у Валерия Брунина, ваши клиенты будут довольны скоростью и прозрачностью.
👉 Попробовать бесплатно
