Диана руководитель маркетингового агентства «Плюс Лид». Команда работает в системе уже 2 года. Надеемся, что кейс Дианы поможет другим похожим компаниям не сомневаться и наконец-то начать работать в Upservice:)
- Маркетинговое агентство полного цикла.
- Команда: 15 сотрудников и 20 фрилансеров (копирайтеры, дизайнеры, верстальщики и т.п.).
- Количество проектов в месяц: ~ 15 активных проектов одновременно.
Проблема: хаос в чатах, сорванные дедлайны и потерянные заявки
До Upservice агентство сталкивалось с классическими проблемами при росте заказов и команды.
Инструменты для работы были раскинуты: задачи ставились в Telegram-чатах, статусы проектов фиксировались в Google Таблицах, а заявки от новых клиентов падали на почту или в WhatsApp руководителю.
Инструменты для работы были раскинуты: задачи ставились в Telegram-чатах, статусы проектов фиксировались в Google Таблицах, а заявки от новых клиентов падали на почту или в WhatsApp руководителю.
Основные проблемы:
- Сложность контроля. Проджект-менеджеры тратили до 30% рабочего времени просто на то, чтобы выяснить статус задачи у дизайнера или таргетолога.
- Проблемы с фрилансерами. ТЗ терялись в переписках. Фрилансеры забывали про дедлайны, а согласование, например, одного макета могло растянуться на неделю.
- Потеря лидов. Заявки, приходившие в нерабочее время или выходные, обрабатывались слишком поздно, из-за чего часть клиентов уходила к конкурентам.
- Отсутствие прозрачности для руководства. Чтобы понять рентабельность проекта или загрузку команды, приходилось вручную сводить данные из разных таблиц.
«Мы достигли потолка. Брать новые проекты было страшно, боялись подвести заказчика. Потому что старые зависали на бесконечных согласованиях. Нам нужна была единая система для маркетинга и продаж».
Решение — единое рабочее пространство в Upservice
Процесс привыкания занял около недели, так как интерфейс Upservice интуитивно понятен и не требует долгого обучения команды.
Что было настроено:
Что было настроено:
1. Перенос всех процессов по проектам на канбан-доски
Для каждого клиента (проекта) была создана отдельная доска с понятными этапами: «К выполнению», «В работе», «Проверка», «Выполнено». Теперь проджект-менеджеру достаточно одного взгляда на доску, чтобы понять, на каком этапе находится запуск рекламной кампании и кто сейчас тормозит. А для сегментации, квалификации и внутренних задач создали метки.
Для каждого клиента (проекта) была создана отдельная доска с понятными этапами: «К выполнению», «В работе», «Проверка», «Выполнено». Теперь проджект-менеджеру достаточно одного взгляда на доску, чтобы понять, на каком этапе находится запуск рекламной кампании и кто сейчас тормозит. А для сегментации, квалификации и внутренних задач создали метки.
2. Открытие гостевого доступа (бесплатно) для фрилансеров
Это стало настоящим спасением. Агентство выдало 20 фрилансерам бесплатный гостевой доступ в систему. Теперь подрядчик видит только свои задачи, получает четкое ТЗ прямо в карточке, там же прикрепляет файлы и задает вопросы. Больше никаких «я не видел сообщение в чате».
Это стало настоящим спасением. Агентство выдало 20 фрилансерам бесплатный гостевой доступ в систему. Теперь подрядчик видит только свои задачи, получает четкое ТЗ прямо в карточке, там же прикрепляет файлы и задает вопросы. Больше никаких «я не видел сообщение в чате».
3. Автоматизация работы с лидами
Все входящие заявки (с сайта, из мессенджеров, почты) теперь автоматически попадают в единую воронку Upservice. Карточка сделки (контакта) создается сама, и лид нигде не теряется.
Все входящие заявки (с сайта, из мессенджеров, почты) теперь автоматически попадают в единую воронку Upservice. Карточка сделки (контакта) создается сама, и лид нигде не теряется.
4. Внедрение AI-ассистента
Для первичной обработки заявок был подключен ИИ-ассистент Upservice.
Для первичной обработки заявок был подключен ИИ-ассистент Upservice.
- Он отвечает клиентам 24/7 (даже ночью и в выходные).
- Задает уточняющие вопросы по заранее настроенному сценарию (например: «О чем Ваш проект?», «Какая услуга вас интересует?»).
- Квалифицирует лид и ставит задачу нужному менеджеру на утро.
Результаты в цифрах
Уже через 3 месяца работы в Upservice Диана зафиксировало следующие результаты:
- На 50% сократилось время от брифинга клиента до запуска рекламной кампании.
- 0% потерянных лидов. Благодаря ИИ-ассистенту и единой системе все заявки фиксируются и получают ответ в течение 1 минуты.
- На 40% снизилось количество «рутинных» вопросов в рабочих чатах. Теперь вся коммуникация по проектам ведется строго в карточках задач.
- Прозрачная аналитика. Диана теперь в реальном времени видит загрузку каждого сотрудника и прогресс каждого проекта.
«Upservice заменил нам сразу 3 сервиса: трекер задач, CRM-систему и мессенджеры для работы. ИИ-ассистент — это вообще находка, он забрал на себя всю первичную квалификацию. Сейчас мы ведем уже 30 проектов одновременно, а не 15 как раньше. Я наконец-то спокойна за сроки и качество нашей работы»
Узнаете в этом кейсе свою команду?
Хватит терять время на переписки в чатах и ручное сведение таблиц. Перенесите управление маркетингом в Upservice и наведите порядок в задачах уже сегодня.
Мы рядом и всегда поможем — регистрируйтесь!
Мы рядом и всегда поможем — регистрируйтесь!
