В компании может быть сразу несколько рабочих систем, например: CRM, программа для финансов, складской сервис, ЭДО, корпоративная почта, телефония и менеджер задач.
Многие из них оплачиваются по количеству пользователей. Наняли нового сотрудника — добавили еще одну лицензию. Если человеку нужны данные сразу из нескольких систем, расходы сразу увеличиваются.
При этом далеко не каждый сотрудник полноценно работает во всех этих программах. Одному нужно только проверить, поступила ли оплата. Другому — есть ли товар на складе. Третьему — посмотреть статус заявки или заказа.
Получается, компания покупает человеку полный доступ к системе, хотя ему нужны несколько цифр, один статус или простое действие.
Многие из них оплачиваются по количеству пользователей. Наняли нового сотрудника — добавили еще одну лицензию. Если человеку нужны данные сразу из нескольких систем, расходы сразу увеличиваются.
При этом далеко не каждый сотрудник полноценно работает во всех этих программах. Одному нужно только проверить, поступила ли оплата. Другому — есть ли товар на складе. Третьему — посмотреть статус заявки или заказа.
Получается, компания покупает человеку полный доступ к системе, хотя ему нужны несколько цифр, один статус или простое действие.
Сотруднику не всегда нужен полный доступ к программе. Иногда ему достаточно получить из нее нужную информацию.
За что компания может переплачивать
Представим компанию из 50 сотрудников, которая использует CRM. Полноценно с клиентами и сделками работают 10 менеджеров. Остальным CRM нужна изредка, например:
- руководителю — посмотреть статус крупной сделки;
- бухгалтеру — уточнить данные клиента;
- сотруднику склада — проверить заказ;
- специалисту поддержки — узнать ответственного менеджера;
- логисту — получить информацию для отправки.
Компания может купить 50 лицензий. Но тогда она будет ежемесячно платить за десятки аккаунтов, которые используются только ради просмотра нескольких полей.
Можно не давать сотрудникам доступ вообще. Тогда они будут постоянно писать коллегам, что-то вроде: «Проверь, пожалуйста, оплатили ли счет» или «Есть ли товар в наличии».
В результате появляются ожидание, лишние сообщения и зависимость от других сотрудников.
В результате появляются ожидание, лишние сообщения и зависимость от других сотрудников.
Есть и третий вариант: оставить полный доступ тем, кто действительно работает внутри системы, а остальным предоставить возможность получать нужные данные через Upservice.
А если не открывать все эти программы?
Компания продолжает пользоваться привычными программами. CRM, 1С, складская система и ЭДО остаются…Сотрудник задает вопрос в Upservice: «Клиент оплатил заказ? Можно передавать его на отгрузку?».
Upservice обращается к подключенным системам и собирает разрешенную информацию:
- находит клиента и заказ в CRM;
- проверяет оплату в учетной системе;
- узнает наличие товара на складе;
- проверяет статус документов.
Сотрудник получает готовый ответ: «Оплата поступила. Товар есть в наличии и зарезервирован. Документы подписаны».
Ему не нужно открывать несколько программ, искать клиента по имени или номеру заказа и вручную сопоставлять данные.
Ему не нужно открывать несколько программ, искать клиента по имени или номеру заказа и вручную сопоставлять данные.
Посчитаем возможную экономию на лицензиях
Возьмем условный сервис, в котором один пользователь стоит 10 долларов в месяц. Предположим, что полноценный доступ нужен только 20% команды. Остальным сотрудникам достаточно получать отдельные данные через Upservice.
Подробно расписывать не будем — результат проще понять на примерах.
Подробно расписывать не будем — результат проще понять на примерах.
Это условный расчет только для одного сервиса. Реальная выгода зависит от:
- тарифов конкретной программы;
- ее правил лицензирования;
- возможности подключения через MCP или API;
- стоимости Upservice;
- расходов на настройку и поддержку подключения.
Поэтому правильнее говорить не о гарантированной, а о потенциальной экономии.
Некоторые сервисы могут отдельно тарифицировать API, интеграции или косвенный доступ к данным. Перед сокращением лицензий необходимо проверить условия поставщика.
Некоторые сервисы могут отдельно тарифицировать API, интеграции или косвенный доступ к данным. Перед сокращением лицензий необходимо проверить условия поставщика.
Вы знали, что ваша компания экономит не только на подписках?
Даже если правила конкретного сервиса не позволяют уменьшить количество лицензий, подключение может окупаться за счет рабочего времени.
Представим, что в компании 50 сотрудников. Каждый из них дважды в день тратит по пять минут, чтобы найти информацию в разных программах.
На первый взгляд— немного. Но в масштабе всей команды получается больше восьми часов ежедневно. За месяц это около 176 часов 😱
Представим, что в компании 50 сотрудников. Каждый из них дважды в день тратит по пять минут, чтобы найти информацию в разных программах.
На первый взгляд— немного. Но в масштабе всей команды получается больше восьми часов ежедневно. За месяц это около 176 часов 😱
Это тоже условный пример. В одной компании сотрудник тратит на поиск 2 минуты, в другой — 15.
Но принцип одинаковый:
Но принцип одинаковый:
Чем больше программ приходится открывать ради одного ответа, тем больше времени уходит не на саму работу, а на поиск информации.
Вам не нужно переносить все процессы в новую систему
При внедрении нового сервиса компании часто приходится: переносить данные, менять привычные процессы, обучать сотрудников, отказываться от уже настроенных программ и т.п.
Но переезжать не обязательно. Компания продолжает использовать привычные решения, например: 1С, Битрикс24, amoCRM, МойСклад, СБИС или собственные CRM, ERP, биллинговые и внутренние системы.
Но переезжать не обязательно. Компания продолжает использовать привычные решения, например: 1С, Битрикс24, amoCRM, МойСклад, СБИС или собственные CRM, ERP, биллинговые и внутренние системы.
Upservice не пытается заменить каждую из этих программ. Его задача — стать единым рабочим пространством, через которое сотрудники получают нужную информацию и запускают дальнейшую работу.
Можно:) Программы остаются разными. Точка входа становится одной.
Меньше лишних прав и данных
Полный аккаунт в рабочей программе часто открывает сотруднику больше информации, чем ему действительно нужно. Например, менеджеру нужен только статус оплаты, но он получает доступ ко всему финансовому разделу. Сотруднику склада достаточно проверить остаток товара, но при этом он видит всю карточку клиента.
С Upservice все иначе: сотрудник получает только нужную информацию. Менеджер может проверить оплату по счету, не заходя в бухгалтерскую систему, а сотрудник склада — узнать остаток товара без доступа к редактированию документов.
Это не отменяет настройку безопасности. Наоборот, до подключения необходимо определить:
- какие данные разрешено получать;
- кто может задавать такие запросы;
- какие действия можно выполнять автоматически;
- где требуется подтверждение человека;
- какие операции должны оставаться только внутри исходной системы.
Ответ получили. Что дальше?
Получить информацию — только половина процесса. После ответа сотруднику обычно нужно что-то сделать, например: зарегистрировать обращение, передать вопрос в другой отдел, поставить задачу и т.д.
В Upservice объединены возможности Service Desk, Help Desk и менеджера задач.
Поэтому сотрудник может не только узнать, что платеж не поступил, но и мгновенно создать задачу, например, после проверки склада: «Подготовить заказ к отправке сегодня». Все комментарии, сроки, ответственные и изменения останутся внутри Upservice. Не нужно получать информацию в CRM, обсуждать ее в мессенджере, а задачу ставить в третьей программе.
Поэтому сотрудник может не только узнать, что платеж не поступил, но и мгновенно создать задачу, например, после проверки склада: «Подготовить заказ к отправке сегодня». Все комментарии, сроки, ответственные и изменения останутся внутри Upservice. Не нужно получать информацию в CRM, обсуждать ее в мессенджере, а задачу ставить в третьей программе.
Когда такой подход помогает сократить расходы
В первую очередь она может быть полезна компаниям, в которых:
Чем больше сотрудников, программ и повторяющихся запросов, тем заметнее может быть эффект.
- используется несколько платных рабочих сервисов;
- часть программ оплачивается по количеству пользователей;
- сотрудники регулярно ищут данные в системах других отделов;
- приходится переключаться между несколькими окнами ради одного ответа;
- компания не хочет переносить все процессы в новый сервис;
- важно ограничить доступ к финансовой, клиентской и внутренней информации;
- после получения данных нужно сразу создавать заявки и задачи.
Чем больше сотрудников, программ и повторяющихся запросов, тем заметнее может быть эффект.
Возможно, вы уже переплачиваете... Узнайте, где можно сократить расходы
Расскажите, какими программами пользуются в компании и сколько сотрудников имеют к ним доступ. Мы разберем ваш случай и покажем, какие системы можно подключить к Upservice, где могут быть лишние расходы и сколько рабочего времени получится освободить.
